Gestion des documents et des informations

Les documents doivent être traités comme des actifs de l’entreprise

Parmi les informations que les collaborateurs de Roche créent ou reçoivent dans l’exercice de leurs fonctions, beaucoup sont des actifs précieux pour Roche et doivent être conservées comme des documents officiels. Cela est crucial pour la protection des intérêts de Roche, pour satisfaire aux obligations réglementaires et pour une éventuelle réutilisation scientifique. Les documents peuvent être sous différents formats et sont constitués de données et de métadonnées associées. Il incombe aux collaborateurs de veiller à ce que les documents soient protégés des risques de perte ou d’utilisation abusive, que leur intégrité soit préservée et qu'ils puissent les localiser et y accéder pour les besoins de l’entreprise et en cas de contrôle.

Le programme de gestion des documents d’entreprise (« COREMAP ») de Roche définit des normes afin d’améliorer la protection et l’identification des documents dans l'entreprise.

Les documents appartiennent à Roche et non à un individu. Ils doivent être gérés conformément aux normes et réglementations internes et externes et conservés pendant une durée définie. Les documents officiels et leurs niveaux de contrôle requis sont répertoriés dans la Roche Group Records and Information Classification. Les documents non officiels n’ont qu’une valeur temporaire et devront être régulièrement détruits pour éviter des risques et des coûts.

Les collaborateurs de Roche doivent appliquer les principes suivants à chaque fois qu’ils créent et gèrent un document :

  • réfléchir avant d’écrire et déterminer s’il est vraiment nécessaire de créer un document ;
  • être factuel, ne pas émettre d’hypothèse et éviter les formulations trompeuses et suggestives (par ex. dans un courrier ou dans les messages publiés sur les médias sociaux) ;
  • vérifier que le document respecte les lois et réglementations applicables ;
  • ne jamais créer un document dont Roche ne serait pas prêt à assumer la responsabilité ;
  • toujours désigner une personne propriétaire du document pendant son cycle de vie ;
  • être attentif à la confidentialité en partageant et conservant les documents pour assurer leur confidentialité. Ne pas partager un document avec des destinataires, surtout en externe, s’ils n’ont pas besoin d’y accéder.

Les documents qui atteignent la fin de leur période de conservation doivent être éliminés conformément aux procédures et normes de Roche en matière de gestion des documents, à moins qu’ils ne soient nécessaires à d’autres fins scientifiques. Les documents contenant des données personnelles ou des données personnelles sensibles ne doivent pas être conservés au-delà de la période de conservation requise.

Les documents liés à des procédures judiciaires ou à des enquêtes réglementaires en cours ou imminentes sont soumis à une obligation de conservation (« Gel Juridique ») ; les collaborateurs ne sont pas autorisés à les détruire et doivent les conserver jusqu’à nouvel ordre.

Nous devons tous:
  • Gérer les documents et informations de Roche avec l’attention requise.
  • Nous abstenir de détruire des documents liés à des procédures judiciaires ou à des ­enquêtes réglementaires en cours ou imminentes.
Questions et réponses

Pourquoi est-il important que je respecte les règles de Roche lorsque je crée un document dans le cadre de mes activités professionnelles ?

Parce que tout document peut être utilisé comme preuve contre Roche dans une procédure judiciaire ou une enquête réglementaire. Par exemple, des affirmations trompeuses ou suggestives peuvent déclencher une enquête contre Roche en tant qu’entreprise ainsi qu'à l'encontre du collaborateur concerné.

J’ai hérité de documents et de courriels de mon prédécesseur qui auraient pu être détruits étant donné que le délai de conservation prescrit par la loi a expiré. Or, j’apprends maintenant qu’une procédure est en cours et je pense que ces documents pourraient être utilisés contre Roche. Ai-je le droit de les détruire ?

Non. Il vous est interdit de détruire des documents ayant trait à des procédures judiciaires ou à des enquêtes réglementaires, en cours ou imminentes. Si de tels documents étaient détruits, cela serait considéré comme une obstruction à la justice et serait passible de lourdes peines. Par conséquent, vous devez conserver les documents qui pourraient être pertinents. Pour plus de détails, contactez votre Records Coordinator local ou le Département Juridique.

Informations et conseils complémentaires

Vous trouverez des informations et des conseils complémentaires sur le site Internet et sur l’intranet de Roche. Pour des informations spécifiques, consultez la Roche Global Records Management Directive. Ce document ainsi que des informations et des conseils complémentaires sont disponibles sur le site Internet et sur l’intranet de Roche.

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