Gestione dei documenti e delle informazioni

I documenti vanno gestiti come un bene aziendale prezioso

Molte delle informazioni che i dipendenti di Roche creano o a cui hanno accesso durante la loro attività costituiscono un patrimonio prezioso per Roche e devono essere conservate come documenti ufficiali (Official Record). Ciò è fondamentale per la tutela degli interessi di Roche, l’osservanza degli obblighi di legge e per un potenziale reimpiego a fini scientifici. È responsabilità dei dipendenti garantire che i documenti siano protetti da perdita o abuso e mantenuti integri, nonché assicurarne il reperimento e l’accesso per finalità di lavoro o eventuali ispezioni.

Il programma aziendale COREMAP (Corporate Records Management Program) definisce gli standard volti a migliorare la protezione e il reperimento dei documenti all’interno della Società.

I documenti sono di proprietà di Roche, non del singolo dipendente, e devono essere gestiti nel rispetto degli standard e dei regolamenti interni ed esterni, nonché essere conservati per un periodo di tempo definito. I documenti ufficiali e i rispettivi livelli di controllo richiesti sono elencati nella “Group Records and Information Classification” del Gruppo Roche. I documenti di servizio (cd. Convenience Record), invece, hanno valore temporaneo e devono essere eliminati regolarmente per evitare rischi e costi.

Quando i dipendenti di Roche creano o gestiscono un documento devono attenersi ai seguenti principi:

  • riflettere prima di scrivere e valutare se sia necessario creare il documento;
  • basarsi su dati oggettivi, non lasciarsi andare a ipotesi ed evitare formulazioni fuorvianti e ambigue (ad es. nelle e-mail o nei messaggi postati sui social media);
  • accertarsi che il documento sia conforme alle leggi e ai regolamenti in vigore;
  • non creare mai un documento per il quale Roche non sarebbe disposta ad assumersi la responsabilità;
  • accertarsi che ci sia sempre una persona responsabile del documento per tutto il suo ciclo di vita;
  • considerare il livello di riservatezza del documento. Non condividere un documento con destinatari, soprattutto esterni, se non è necessario che vi accedano.

I documenti che raggiungono la fine del loro periodo di conservazione devono essere eliminati in linea con le procedure e gli standard di gestione dei documenti di Roche, a meno che non debbano essere ancora utilizzati a scopo scientifico. I documenti che contengono dati personali o dati personali particolari (anche detti “sensibili”) non possono essere conservati oltre il periodo di conservazione previsto.

I documenti che si riferiscono a procedimenti giudiziari o indagini delle autorità in corso o imminenti, sono soggetti a obbligo di conservazione (cd. “legal hold” o “law hold”). Pertanto non possono essere distrutti finchè dura la clausola sospensiva.

Noi tutti siamo tenuti a:
  • Prestare la dovuta attenzione alla gestione dei documenti e delle informazioni di Roche.
  • Non distruggere in alcun caso documenti che facciano riferimento a procedimenti giudiziari o indagini delle autorità in corso o imminenti.
Domande e risposte

Per quale motivo è importante che mi attenga agli standard di Roche nella creazione dei documenti di lavoro?

Ricorda che qualsiasi documento può essere utilizzato come prova in un procedimento giudiziario o in un’indagine delle autorità regolatorie nei confronti di Roche. Affermazioni fuorvianti o ambigue, ad esempio, possono comportare un’indagine nei confronti di Roche e anche del dipendente coinvolto.

Ho rilevato dal collega che mi ha preceduto documenti ed e-mail che in realtà avrebbero potuto essere eliminati, dato che il periodo di conservazione previsto è scaduto. Adesso sono venuto a conoscenza di un procedimento giudiziario e ritengo che questi documenti possano essere utilizzati contro Roche. Posso eliminarli?

No. Non sei autorizzato a eliminare documenti che facciano riferimento a procedimenti giudiziari o indagini delle autorità regolatorie in corso o imminenti. L’eliminazione di tali documenti verrebbe considerata un ostacolo alla giustizia e ciò potrebbe comportare l’applicazione di severe sanzioni. Per questo motivo, devi conservare i documenti che potrebbero essere pertinenti. Per maggiori informazioni, rivolgiti al Record Management Coordinator locale o alla funzione legale.

Ulteriori informazioni e istruzioni

Maggiori informazioni e riferimenti sono disponibili all’interno dei siti Internet e Intranet di Roche. Per approfondire la tematica, consultare la “Direttiva Roche sulla Gestione Globale dei Documenti”.