档案与信息管理

档案需被视为公司资产

罗氏员工在业务过程中创建或接收的大部分信息是罗氏的宝贵资产，需要作为正式档案留存。这对于保护罗氏的利益、履行监管义务以及潜在的科学再利用至关重要。档案的形式多种多样，由数据和关联的元数据组成。为此，员工有责任确保档案不会丢失或遭到滥用，保持其完整性，并且可出于商业和检查目的被找到和使用。

罗氏的公司档案管理计划（“COREMAP”）定义了标准，可以改善整个公司的档案保护和识别。

档案属于罗氏，不属于个人。它们需要遵照内部和外部标准与规定进行管理，并保存一定期限。正式档案及其所需控制等级列在罗氏集团档案分类中。便利档案仅具有临时价值，且需定期处理，以避免风险和成本。

罗氏员工在创建和管理档案时需采用以下原则：

• 撰写之前仔细思考，确定是否有必要创建档案
• 基于事实，不得假设，避免使用误导和暗示性措辞（如在邮件或社交媒体帖子中）；
• 确保档案符合适用法律和法规；
• 切勿撰写罗氏不想为之负责的文档；
• 确保在整个生命周期中始终有知情的人员负责档案；
• 注意保密等级，以可确保指定机密性的方式分享和存储。如果没有必要，不要与他人
  （尤其是外部人员）分享档案；

除非有进一步的科学用途，否则必须根据罗氏档案管理程序和标准销毁达到规定留存时间终点的档案。包含个人数据或敏感个人数据的档案的留存不能超过必要时间。

与正在实施或即将开始的诉讼或行政调查有关的档案必须强制留存（所谓“法律控制要求”）。罗氏员工不得销毁这些档案，并且必须保存到“法律控制要求”被撤销为止。