Управление документооборотом и информацией

С документами следует обращаться как с активом компании

Различная информация, которую сотрудники «Рош» создают или получают в ходе своей работы, является ценным активом компании, и ее следует хранить в качестве официальной документации. Это имеет критически важное значение для защиты интересов «Рош», выполнения регуляторных обязательств и возможного повторного использования в научных целях. Документация может быть представлена в различных форматах и состоять из данных и метаданных. Сотрудники «Рош» обязаны обеспечить защиту документации от утраты или неправомерного использования, а также обеспечить возможность получить к доступ к такой документации для внутренних бизнес-целей и в случае проведения проверок.

«Рош» разработана корпоративная программа документооборота («COREMAP»), которая устанавливает стандарты в сфере совершенствования защиты и идентификации доку- ментации в компании. Документация принадлежит «Рош», а не какому-либо отдельному лицу. При работе с ней необходимо соблюдать внутренние и внешние стандарты и нор- мативные требования, и такие документы должны храниться в течение определенного периода времени. Официальные документы и соответствующие им уровни контроля ука- заны в Классификации документов и информации группы компаний «Рош». Рабочие доку- менты имеют лишь временное значение, и их следует регулярно уничтожать во избежание рисков и лишних расходов.

При создании документов и управлении документацией сотрудники «Рош» должны придерживаться следующих принципов:

подумать, перед тем как создать документ, является ли его создание необходимым;
излагать факты, не делать предположений и избегать вводящих в заблуждение и наме- кающих формулировок (например, при отправлении писем или размещении постов в социальных сетях);
убедиться в том, что документ соответствует законодательству и иным правилам;
никогда не создавать документ, за который «Рош» не будет готов нести ответственность;
убедиться, что имеется лицо, ответственное за документ в течение всего жизненного цикла документа;
помнить о степени конфиденциальности, передавая и храня документацию таким обра- зом, чтобы обеспечить соблюдение конфиденциальности на установленном уровне. Не отправляйте документ получателям, особенно за пределами компании, если у них нет необходимости работать с ним.

Документы, срока хранения которых истек, должны уничтожаться в соответствии с проце- дурами и стандартами «Рош» по ведению документации (Roche Records Management), за исключением случаев, когда они необходимы для дальнейшего использования в научных целях. Документы, содержащие персональные данные, запрещено хранить по проше- ствии установленного срока хранения.

В соответствии с действующим законодательством, документы, относящиеся к какому-либо текущему или предстоящему судебному разбирательству или расследованию регуляторных органов, подлежат обязательному хранению. Сотрудникам «Рош» не разрешается уничтожать такие документы до отмены требования об их хранении.

Каждому из нас следует:

Внимательно относиться к обращению с документами и информацией «Рош».
Никогда не уничтожать документы, относящиеся к уже ведущемуся или предстоящему судебному разбирательству или расследованию уполномоченных органов.

Вопросы и ответы

Почему мне важно соблюдать стандарты предосторожности «Рош» в каждом случае создания документа в рамках профессиональной деятельности?

Вы должны знать, что любой документ может быть использован в судебном разбирательстве или расследовании уполномоченных органов против компании «Рош». Например, неточные или наводящие утверждения могут стать причиной расследования против «Рош», а также против соответствующего сотрудника.

После моего предшественника остались документы и сообщения электронной почты, которые можно было бы уничтожить, так как положенный по закону срок их хранения истек. Теперь я слышал, что проводится расследование, и эти документы, по моему мнению, могут быть использованы против «Рош». Разрешено ли мне уничтожить их?

Нет. Вам нельзя уничтожать никакие документы, относящиеся к уже ведущемуся или предстоящему судебному разбирательству или расследованию уполномоченных органов. Уничтожение этих документов будет рассматриваться как препятствование правосудию, что влечет за собой строгие санкции. Поэтому вы должны сохранить документы, которые могут относиться к этому делу. Обратитесь к координатору по работе с документами вашего подразделения или к юристу за дальнейшими рекомендациями.

Дополнительная информация и рекомендации:

Дополнительную информацию и рекомендации можно найти в Интернет-ресурсах и интранете компании «Рош». Для получения конкретной информации см. Roche Global Records Management Directive (Глобальная директива по ведению документации) компании «Рош».