記録および情報の管理
記録は会社の資産として取り扱う必要があります
ロシュの社員が業務の過程で作成する、または受領する記録の大半はロシュの貴重な資産であり、公式記録として保持する必要があります。これは、ロシュの利益を保護したり、規制への義務を全うしたり、潜在的な科学的再利用をしたりするために欠かせません。記録の形式は多様で、データおよび関連するメタデータから構成されている場合があります。記録を紛失や不正使用から保護すること、記録の完全性を維持すること、および業務上の目的のために、また調査が行われる場合に、記録を探すこ と、そして記録にアクセスできるようにすることは社員の責任です。
ロシュ企業記録管理プログラム（COREMAP）には、ロシュ全体にわたり記録の保護と識別を改善させるための基準が定められています。
記録の所有者はロシュであり、個人ではありません。記録は、内部および外部の規格や規制を遵守して管理され、定められた期間にわたり保持される必要があります。公式記録およびこれらに義務付けられている管理レベルは、「ロシュグループの記録および情報分類」に記載されており、利便的記録は一時的なものとしての価値はありますが、リスクとコストを回避するために定期的に破棄される必要があります。
ロシュの社員は、記録を作成および管理する場合は必ず、以下の原則に従う必要があります。
- 書き始める前に、記録の作成が必要かどうかを考え、判断すること。
- 事実のみを述べ、推測は記載しないこと、また誤解を生むような言葉遣いを避けること（電子メールやソーシャルメディアへの投稿などで）。
- 記録が適用される法令と規則に沿うようにすること。
- ロシュが責任を取れないであろう文書は作成しないこと。
- 記録の有効期間中、知識の豊富な担当者が常に割り当てられているようにすること。
- 記録に割り当てられた機密性を確保できる方法で共有および保存することにより、機密性のレベルに注意すること。記録へのアクセスが必要でない人には（それが特に外部者である場合には）、記録を共有しないこと。
記録保持期間の終了に達した記録は、さらに科学的使用のニーズがある場合を除き、ロシュの記録管理手順および基準に従って廃棄されなければなりません。個人データや機微な個人データを含む記録は、義務付けられた保持期間を超えて保持することはできません。
現在すでに行われている、あるいは近々提起されそうな法的訴訟や公的機関による調査に関連した記録は、保存する義務があります。ロシュの社員は、このような記録を保存義務が解除されるまで破棄せずに保持しなければなりません。
