Kayıt ve Bilgi Yönetimi

Kayıtların şirket varlığı olarak ele alınması gerekir

Roche çalışanlarının işlerini yürütürken oluşturdukları veya aldıkları çoğu bilgi Roche için değerli varlıklardır ve resmî kayıt olarak saklanmalıdır. Bu Roche’un çıkarlarının korunması, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve bilim çerçevesinde tekrar kullanılabilmesi açısından büyük önem taşır. Kayıtlar çeşitli formatlarda olabilir, veriler ve ilişkili meta verilerden oluşur. Çalışanlar kayıtları kaybolma veya kötü amaçlı kullanıma karşı korumak, doğruluğundan emin olmak ve iş amaçları için veya soruşturma durumlarında bulunabilmesini ve erişilebilmesini sağlamakla yükümlüdür.

Roche’un kurumsal kayıt yönetim programında (“COREMAP”), şirket genelinde kayıtların korunmasını ve tespitini iyileştirmeye yönelik standartlar belirlenmiştir.

Kayıtlar bireylere değil, Roche’a aittir. Bunlar, şirket içi ve dışı standartlara ve düzenlemelere uygun olarak yönetilmeli ve belirli bir süre boyunca saklanmalıdır. Resmî kayıtlar ve gereken denetim seviyeleri, Roche Grubu Kayıt ve Bilgi Sınıflandırmasında listelenmiştir. Kolaylık kayıtları sadece geçici değer taşır ve risk ve olumsuz sonuçlardan kaçınmak için düzenli bir şekilde elden çıkarılmalıdır.

Roche çalışanları, bir kayıt oluşturduklarında ve yönettiklerinde aşağıdaki ilkelere uymalıdır:

  • azmadan önce düşünülmeli ve bu kaydı yaratmanın gerekli olup olmadığına karar verilmelidir,
  • kayıtlar varsayımlara değil, gerçeklere dayalı olmalı ve yanıltıcı ya da imalı ifadelerden kaçınılmalıdır (ör., e-posta ve sosyal medya gönderilerinde),
  • kaydın yürürlükteki yasa ve düzenlemelere uyduğundan emin olunmalıdır,
  • Roche’un sorumlu olmak istemeyeceği belgeler oluşturulmamalıdır,
  • kaydın kullanım ömrü boyunca daima, bilgisi olan ve kayıttan sorumlu bir kişinin olması sağlanmalıdır,
  • kaydın gizlilik seviyesi korunabilecek şekilde paylaşılmalı ve saklanmalıdır. Alıcının kayda erişmesi için bir gereklilik yoksa, özellikle şirket dışı alıcılarla kayıtlar paylaşılmamalıdır.

Belirlenen saklama süresi sona eren kayıtlar, daha sonra bilimsel kullanım amaçlı gerekmiyorsa Roche Kayıt Yönetimi prosedürleri ve standartlarına göre imha edilmelidir. Kişisel veriler veya hassas kişisel veriler içeren kayıtlar, gerekli saklama süresinden daha fazla tutulamaz.

Mevcut ya da yakında gerçekleşebilecek herhangi bir adli işlem ya da düzenleyici makam soruşturmasıyla ilgili kayıtların saklanması zorunludur (“yasal saklama” ya da “kanunen elde tutma”). Roche çalışanlarının bu kayıtları imha etmesine izin verilmez ve kayıtlar, yasal saklama emri kaldırılana kadar elde tutulmalıdır.

Hepimizden beklenenler:
  • Roche kayıtlarını ve bilgilerini gereken dikkatle yönetmeliyiz.
  • Mevcut ya da yakında gerçekleşebilecek herhangi bir adli işlem ya da düzenleyici makam soruşturmasıyla ilgili herhangi bir kaydı asla imha etmemeliyiz.
Soru-Cevap

İş faaliyetlerimde bir kayıt oluştururken Roche özen standartlarına uymam neden önemlidir?

Bir kaydın, yasal işlemde ya da düzenleyici makamlar tarafından gerçekleştirilen soruşturmada, Roche’a karşı kanıt olarak kullanılabileceğini hiçbir zaman aklınızdan çıkarmayın; ör. yanıltıcı ve imalı ifadeler hem şirket olarak Roche’a karşı hem de ilgili çalışana karşı soruşturma açılmasına neden olabilir.

Benim görevimde bundan önce çalışmış olan kişiden bana kalmış olan belgeler ve e-postalar var. Yasal saklama süresi dolmuş olduğundan bunlar imha edilmiş olabilirdi. Şimdi resmî bir dava olduğunu duydum ve bu belgelerin Roche’a karşı kullanılabileceğini düşünüyorum. Bunları imha etmeme izin verilir mi?

Hayır. Mevcut ya da yakında gerçekleşebilecek herhangi bir adli işlem ya da düzenleyici makam soruşturmasıyla ilgili kayıtları imha etmemelisiniz. Bu belgelerin imhası, adaletin engellenmesi olarak kabul edildiğinden ağır yaptırımlara tabidir. Bu nedenle, ilgili olabilecek kayıtları korumalısınız. Daha fazla öneri almak için yerel Kayıt Koordinatörü ya da Hukuk Departmanı ile iletişime geçin.

Daha fazla bilgi ve rehberlik için:

Daha fazla bilgi için Roche Global Kayıt Yönetim Direktifi (“Roche Global Records Management Directive”) belgesine başvurun. Daha fazla bilgi ve rehberlik için Roche internet ve intranetini ziyaret edebilirsiniz.

Yardım ve Öneriler